Veelgestelde vragen

De gemeente wil lid worden, moet ik als school wachten om in te schrijven tot de gemeente is ingeschreven?

Scholen dienen niet te wachten op de gemeente. Zodra een gemeente ingeschreven is, komt de lidmaatschapsbijdrage automatisch voor rekening van de gemeente.

De gemeente is ingeschreven en neemt de lidmaatschapsbijdrage van de scholen op het grondgebied over. Wat met scholen die nog niet zijn ingeschreven en wat met scholen die wel al zijn ingeschreven?

De scholen die nog niet zijn ingeschreven, duiden bij hun inschrijving aan ‘gemeente ondersteunt’, daardoor komt de lidmaatschapsbijdrage op € 0 te staan. Scholen die reeds waren ingeschreven voor de aansluiting van de gemeente dienen zelf niets te ondernemen. De lidmaatschapsbijdrage wordt automatisch naar de gemeente overgeheveld.

Als een gemeente aansluit, zijn dan automatisch alle scholen van de gemeente ingeschreven?

Neen, elke school, ook van een Octopusgemeente, dient zelf in te schrijven. Enkel na die inschrijving is een school aangesloten bij het Octopusplan. Er zijn heel wat gegevens die een school dient door te geven zoals o.a. de gegevens van de contactpersoon, het aantal leerlingen, de verzendgegegevens voor materialenpakket, goedkeuring voor de GDPR – wetgeving, … Dit is niet evident voor een gemeente om dit alles voor de verschillende scholen te doen.

Het materialenpakket voor de school is nog niet toegekomen. Wat moet ik doen?

Elke Octopusverantwoordelijke, de persoon die de school heeft ingeschreven, ontvangt een e-mail met een link om het pakket te traceren. U kan via de link de status van het pakket nakijken. Kijk ook zeker in de brievenbus, vaak laat de postbode een kaartje na en is het pakket op het postkantoor af te halen.

Als de school extra banners heeft besteld, hoe verloopt de facturatie?

Extra bestelde banners worden naar het ingegeven facturatieadres van de school gefactureerd.

Wanneer mag ik de lidmaatschapsfactuur verwachten?

De lidmaatschapsfacturen worden in het nieuwe schooljaar opgemaakt en per mail naar de contactpersoon verstuurd. Facturen dienen binnen de 30 dagen betaald te worden.

Moet ik als Octopusgemeente de scholen zelf op de hoogte brengen dat ze gratis kunnen inschrijven als ‘Octopusschool’?

Alle scholen ontvangen een uitnodiging van het Octopusplan om aan te sluiten. Daarnaast is het zeker aan te raden om als gemeente een communicatie naar de scholen op te starten en hen attent te maken op de ondersteuning. Gebruik hiervoor eventueel de voorbeeldtekst van het Octopusplan.

Hoe en wanneer bezorg ik de bestelbon?

Gemeenten/scholen bezrogen de bestelbon aan info@octopusplan.be bij voorkeur vóór de Strapdag. Het bestelbonnummer, indien geweten, kan bij inschrijving ingevuld worden.

Wat als er te weinig materiaal in het pakket zit?

Stuur een mail naar info@octopusplan.be met een overzicht. Vermeld zeker de naam en het adres van de school. Het materiaal wordt nagestuurd. Indien blijkt dat de school te weinig heeft besteld, zal het Octopusteam een administratieve kost aanrekenen om dit materiaal te verzenden.

Ik heb een vraag die niet in deze lijst voorkomt.

Stuur een mail naar info@octopusplan.be met uw specifieke vraag. Vermeld in de mail duidelijk over welke school het gaat, met naam, adres en contactmailadres. Op die manier ontvangt u snel een antwoord.