Veelgestelde vragen

Traditiegetrouw starten de inschrijvingen voor een volgend schooljaar kort voor de paasvakantie voor gemeenten, en kort na de paasvakantie voor scholen.

Neen, elke school, ook van een Octopusgemeente, dient zelf in te schrijven. Enkel na die inschrijving is een school aangesloten bij het Octopusplan. Er zijn heel wat gegevens die een school dient door te geven zoals o.a. de gegevens van de contactpersoon, het aantal leerlingen, de verzendgegegevens voor materialenpakket, goedkeuring voor de GDPR – wetgeving, … Het is niet evident voor een gemeente om dit alles voor de verschillende scholen te doen.

Gemeenten/scholen bezorgen de bestelbon aan info@octopusplan.be bij voorkeur vóór de Strapdag. Bij inschrijving kan het nummer van de bestelbon worden vermeld. Bezorg de bestelbon zelf via mail aan info@octopusplan.be.

Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor btw-plichtige organisaties in België. Gemeenten/scholen die BTW-plichtig zijn, dienen dus ook hun Peppol-ID door te geven. Dit kan worden ingeladen in het inschrijfformulier op basis van de naam van de organisatie.

De lidmaatschapsfacturen worden in het nieuwe schooljaar opgemaakt en per mail naar de contactpersoon verstuurd. Facturen dienen binnen de 30 dagen betaald te worden.

Stuur een mail naar info@octopusplan.be met uw specifieke vraag. Vermeld in de mail duidelijk over welke school het gaat, met naam, adres en contactmailadres. Op die manier ontvangt u snel een antwoord.

Ja, elke school die inschrijft als Octopusschool is ingeschreven voor alle campagnes van het Octopusplan. De school ontvangt begint september het materiaal voor Strapdag en Flits. Het materiaal voor Parkour komt later in het schooljaar. Voor de andere campagnes staat alles online.

Ga naar https://leden.octopusplan.info/scholen en maak gebruik van het zoekveld.

Ja, een school kan tot de eerste week van het nieuwe schooljaar inschrijven mits een administratieve kost van €10 excl 21% btw en zolang er materiaalpakketten voorradig zijn.

Heb even geduld. Het systeem heeft tijd nodig om alle scholen van de gemeente op te zoeken in een lijst van meer dan 3000 scholen in Vlaanderen.

Stuur een mail met de gegevens van de school zoals adres, naam en mailadres van de contactpersoon en aantal leerlingen naar info@octopusplan.be.

Elke school die inschrijft als Octopusschool voor het einde van het schooljaar ontvangt begin september het materiaalpakket met o.a. de strapbandjes. De scholen die later inschrijven mogen hun pakket verwachten net voor de Strapdag.

Scholen die voor de zomervakantie inschrijven, ontvangen in de loop van de zomer een track & trace-code van Bpost. Dit wil nog niet zeggen dat het pakket onderweg is. Zodra het pakket onderweg is, ontvangt de school hiervan een melding en kan het pakket verder opgevolgd worden via de track & trace-code. Scholen die tijdens of na de zomervakantie inschrijven, ontvangen de code pas in de tweede week van september.

Elke Octopusverantwoordelijke, de persoon die de school heeft ingeschreven, ontvangt een mail met een link om het pakket te traceren. U kan via de link de status van het pakket nakijken. Kijk ook zeker in de brievenbus, vaak laat de postbode een kaartje na en is het pakket op het postkantoor af te halen.

Stuur een mail naar info@octopusplan.be met een overzicht. Vermeld zeker de naam en het adres van de school. Het materiaal wordt nagestuurd. Indien blijkt dat de school te weinig heeft besteld, zal het Octopusteam een administratieve kost van €10 excl 21% btw aanrekenen om dit materiaal te verzenden.

Scholen dienen niet te wachten op de gemeente. Zodra een gemeente ingeschreven is, komt de lidmaatschapsbijdrage automatisch voor rekening van de gemeente.

Van de scholen die al waren ingeschreven wordt de lidmaatschapsbijdrage automatisch overgeheveld naar de gemeenten. Scholen die nog niet waren ingeschreven, zien vanaf nu bij hun inschrijving dat de gemeente Octopusgemeente is. Hun lidmaatschapsbijdrage komt automatisch op €0 te staan.

De facturatie van de banners is steeds voor de school, ook voor scholen van een Octopusgemeente.

Ga naar leden.octopusplan.info/gemeenten en maak gebruik van het zoekveld. Het systeem houdt geen rekening met deelgemeenten.

Ja, gemeenten kunnen de bestelbon bezorgen via mail aan info@octopusplan.be bij voorkeur vóór Strapdag.

Ja, kies in het inschrijfformulier voor ‘Ja, ik voeg de bestelbon of het bestelbonnummer toe aan deze inschrijving of verbind me ertoe deze voor 1 september 2026 door te sturen naar facturatie@publiekeruimte.info’. Schrijf in het opmerkingenveld ‘later te bezorgen’.

Stuur een mail met de gegevens van de school zoals adres, naam en mailadres van de contactpersoon naar info@octopusplan.be.

Alle scholen ontvangen een uitnodiging van het Octopusplan om aan te sluiten. Daarnaast is het zeker aan te raden om als gemeente een communicatie naar de scholen op te starten en hen attent te maken op de ondersteuning. Gebruik hiervoor eventueel de voorbeeldtekst van Octopusplan.

Ja, gemeenten kunnen dit aanvragen via het inschrijfformulier en betaalt hiervoor €5 excl. 21% btw. Het pakket wordt in de loop van september bezorgd. Gemeenten die automatisch verlengen, mogen hiervoor een mail sturen naar info@octopusplan.be .

Gemeenten kunnen inschrijven tot 30 juni. Neem contact op met info@octopusplan.be indien de deadline verstreken is en de gemeente alsnog wenst in te schrijven.

Vanaf schooljaar 2026-2027 kunnen gemeenten het begeleidingspakket ‘Kindvriendelijke schoolomgevingen’ aanvragen. Dit pakket bevat een login tot de Toolbox Schoolstraten, twee online themasessies en een 1-op-1 adviesmoment. Meer info.

Het begeleidingspakket is nog steeds relevant voor gemeenten die al schoolstraten hebben. De toolbox en themasessies beantwoorden onder andere concrete uitdagingen rond het duurzaam verankeren van een schoolstraat.

Het begeleidingspakket is zeker relevant voor gemeenten die al schoolstraten hebben. De gemeente ontvangt uitgebreide info via de toolbox en themasessies over schoolstraten en meer. De toolbox bevat bovendien een uitgebreide contextanalyse om na te gaan of de omgeving geschikt is voor een schoolstraat. In het 1-op-1 adviesmoment kan een Octopuscollega meekijken of de schoolstraat in jullie situatie de meest passende oplossing is.

De begeleiding is ook relevant voor gemeenten die niet rond schoolstraten willen werken. De themasessies gaan breder dan enkel schoolstraten en in het 1-op-1 adviesmoment kan de gemeente een eigen focus kiezen rond kindvriendelijke schoolomgevingen.

De toegang tot de Toolbox Schoolstraten is onbeperkt geldig.

De Toolbox Schoolstraten is enkel beschikbaar binnen het begeleidingspakket ‘Kindvriendelijke schoolomgevingen’.

De data worden later gecommuniceerd naar de ingeschreven gemeenten.

Het 1-op-1 adviesmoment is een gesprek op maat, de gemeente mag zelf aangeven over welk thema of welke concrete situatie meer info wenst. De gemeente legt een moment vast in schooljaar 2026-2027, in overleg met Octopusplan, en licht op voorhand via een korte vragenlijst toe over welke situatie het gaat.

Absoluut, stuur een mail naar info@octopusplan.be voor een offerte op maat.