Veelgestelde vragen

Is een Octopusschool ook ingeschreven voor de Strapdag?

Ja, elke school die ingeschreven is als Octopusschool is ingeschreven voor alle campagnes en ontvangt het materiaal voor Strapdag, Flits en Parkour.

Wanneer komt het materialenpakket toe?

Elke school die inschrijft als Octopusschool voor het einde van het schooljaar ontvangt begin september het materialenpakket met o.a. de strapbandjes. De scholen die later zijn ingeschreven mogen hun pakket verwachten in de week van 11 september 2023.

Hoe kan ik zien of onze school is ingeschreven als Octopusschool voor het schooljaar 2023-2024?

Ga naar leden.octopusplan.info . Klik op ‘Bekijk gemeenten’ en tik de naam van de gemeente in waar de school is gelegen. Het systeem houdt geen rekening met deelgemeenten. Klik op de juiste gemeente. Daar zie je een lijst met al de ingeschreven en niet ingeschreven scholen.

Kan een school nog inschrijven na 30 juni 2023?

Ja. Tot 8 september 2023 kan een school inschrijven mits een administratieve kost van €5 en zolang er materialenpakketten voorradig zijn.

Als een gemeente aansluit, zijn dan automatisch alle scholen van de gemeente ingeschreven?

Neen, elke school, ook van een Octopusgemeente, dient zelf in te schrijven. Enkel na die inschrijving is een school aangesloten bij het Octopusplan. Er zijn heel wat gegevens die een school dient door te geven zoals o.a. de gegevens van de contactpersoon, het aantal leerlingen, de verzendgegegevens voor materialenpakket, goedkeuring voor de GDPR – wetgeving, … Dit is niet evident voor een gemeente om dit alles voor de verschillende scholen te doen.

Na het invullen van de postcode in het inschrijvingsformulier gebeurt er niets. Wat moet ik doen?

Heb even geduld. Het systeem heeft tijd nodig om alle scholen van de gemeente op te zoeken in een lijst van meer dan 3000 scholen in Vlaanderen.

Ik heb verschillende malen geprobeerd om onze school in te schrijven als Octopusschool en het lukt niet. Wat moet ik doen om dit toch tijdig in orde te brengen?

Stuur een mail met de gegevens van de school zoals adres, naam en email van de contactpersoon en aantal leerlingen naar info@octopusplan.be.

De gemeente wil lid worden, moet ik als school wachten om in te schrijven tot de gemeente is ingeschreven?

Scholen dienen niet te wachten op de gemeente. Zodra een gemeente ingeschreven is, komt de lidmaatschapsbijdrage automatisch voor rekening van de gemeente.

De gemeente is ingeschreven en neemt de lidmaatschapsbijdrage van de scholen op het grondgebied over. Wat met scholen die nog niet zijn ingeschreven en wat met scholen die wel al zijn ingeschreven?

De scholen die nog niet zijn ingeschreven, duiden bij hun inschrijving aan ‘gemeente ondersteunt’, daardoor komt de lidmaatschapsbijdrage op € 0 te staan. Scholen die reeds waren ingeschreven voor de aansluiting van de gemeente dienen zelf niets te ondernemen. De lidmaatschapsbijdrage wordt automatisch naar de gemeente overgeheveld.

Het materialenpakket voor de school is nog niet toegekomen. Wat moet ik doen?

Elke Octopusverantwoordelijke, de persoon die de school heeft ingeschreven, ontvangt een e-mail met een link om het pakket te traceren. U kan via de link de status van het pakket nakijken. Kijk ook zeker in de brievenbus, vaak laat de postbode een kaartje na en is het pakket op het postkantoor af te halen.

Hoe verloopt de facturatie bij bestellen van banners?

De facturatie van de banners is steeds voor de school, ook voor scholen van een Octopusgemeente.

Wanneer mag ik de lidmaatschapsfactuur verwachten?

De lidmaatschapsfacturen worden in het nieuwe schooljaar opgemaakt en per mail naar de contactpersoon verstuurd. Facturen dienen binnen de 30 dagen betaald te worden.

Moet ik als Octopusgemeente de scholen zelf op de hoogte brengen dat ze gratis kunnen inschrijven als ‘Octopusschool’?

Alle scholen ontvangen een uitnodiging van het Octopusplan om aan te sluiten. Daarnaast is het zeker aan te raden om als gemeente een communicatie naar de scholen op te starten en hen attent te maken op de ondersteuning. Gebruik hiervoor eventueel de voorbeeldtekst van het Octopusplan.

Hoe en wanneer bezorg ik de bestelbon?

Gemeenten/scholen bezorgen de bestelbon aan info@octopusplan.be bij voorkeur vóór de Strapdag. Het bestelbonnummer, indien geweten, kan bij inschrijving ingevuld worden.

Wat als er te weinig materiaal in het pakket zit?

Stuur een mail naar info@octopusplan.be met een overzicht. Vermeld zeker de naam en het adres van de school. Het materiaal wordt nagestuurd. Indien blijkt dat de school te weinig heeft besteld, zal het Octopusteam een administratieve kost aanrekenen om dit materiaal te verzenden.

Ik heb een vraag die niet in deze lijst voorkomt.

Stuur een mail naar info@octopusplan.be met uw specifieke vraag. Vermeld in de mail duidelijk over welke school het gaat, met naam, adres en contactmailadres. Op die manier ontvangt u snel een antwoord.