Traditiegetrouw starten de inschrijvingen voor een volgend schooljaar na de paasvakantie van het lopende schooljaar.
Ja, elke school die inschrijft als Octopusschool is ingeschreven voor alle campagnes van het Octopusplan. De school ontvangt begint september het materiaal voor Strapdag en Flits. Het materiaal voor Parkour komt later in het schooljaar. Voor de andere campagnes staat alles online.
Elke school die inschrijft als Octopusschool voor het einde van het schooljaar ontvangt begin september het materiaalpakket met o.a. de strapbandjes. De scholen die later inschrijven mogen hun pakket verwachten net voor de Strapdag.
Ga naar leden.octopusplan.info . Klik op ‘Bekijk gemeenten’ en tik de naam van de gemeente in waar de school is gelegen. Het systeem houdt geen rekening met deelgemeenten. Klik op de juiste gemeente. Daar zie je een lijst met al de ingeschreven en niet ingeschreven scholen.
Ja, een school kan nog gedurende de eerste week van het nieuwe schooljaar inschrijven mits een administratieve kost van €10 excl 21% btw en zolang er materiaalpakketten voorradig zijn.
Neen, elke school, ook van een Octopusgemeente, dient zelf in te schrijven. Enkel na die inschrijving is een school aangesloten bij het Octopusplan. Er zijn heel wat gegevens die een school dient door te geven zoals o.a. de gegevens van de contactpersoon, het aantal leerlingen, de verzendgegegevens voor materialenpakket, goedkeuring voor de GDPR – wetgeving, … Dit is niet evident voor een gemeente om dit alles voor de verschillende scholen te doen.
Heb even geduld. Het systeem heeft tijd nodig om alle scholen van de gemeente op te zoeken in een lijst van meer dan 3000 scholen in Vlaanderen.
Stuur een mail met de gegevens van de school zoals adres, naam en mailadres van de contactpersoon en aantal leerlingen naar info@octopusplan.be.
Scholen dienen niet te wachten op de gemeente. Zodra een gemeente ingeschreven is, komt de lidmaatschapsbijdrage automatisch voor rekening van de gemeente.
De scholen die nog niet zijn ingeschreven, duiden bij hun inschrijving aan ‘gemeente ondersteunt’, daardoor komt de lidmaatschapsbijdrage op € 0 te staan. Scholen die reeds waren ingeschreven voor de aansluiting van de gemeente dienen zelf niets te ondernemen. De lidmaatschapsbijdrage wordt automatisch naar de gemeente overgeheveld.
Elke Octopusverantwoordelijke, de persoon die de school heeft ingeschreven, ontvangt een mail met een link om het pakket te traceren. U kan via de link de status van het pakket nakijken. Kijk ook zeker in de brievenbus, vaak laat de postbode een kaartje na en is het pakket op het postkantoor af te halen.
De facturatie van de banners is steeds voor de school, ook voor scholen van een Octopusgemeente.
De lidmaatschapsfacturen worden in het nieuwe schooljaar opgemaakt en per mail naar de contactpersoon verstuurd. Facturen dienen binnen de 30 dagen betaald te worden.
Alle scholen ontvangen een uitnodiging van het Octopusplan om aan te sluiten. Daarnaast is het zeker aan te raden om als gemeente een communicatie naar de scholen op te starten en hen attent te maken op de ondersteuning. Gebruik hiervoor eventueel de voorbeeldtekst van het Octopusplan.
Gemeenten/scholen bezorgen de bestelbon aan info@octopusplan.be bij voorkeur vóór de Strapdag. Bij inschrijving kan het nummer van de bestelbon worden vermeld. Bezorg de bestelbon zelf via mail aan info@octopusplan.be.
Stuur een mail naar info@octopusplan.be met een overzicht. Vermeld zeker de naam en het adres van de school. Het materiaal wordt nagestuurd. Indien blijkt dat de school te weinig heeft besteld, zal het Octopusteam een administratieve kost van €10 excl 21% btw aanrekenen om dit materiaal te verzenden.
Scholen die voor de zomervakantie inschrijven, ontvangen in de loop van de zomer een track & trace-code van Bpost. Dit wil nog niet zeggen dat het pakket onderweg is. Zodra het pakket onderweg is, ontvangt de school hiervan een melding en kan het pakket verder opgevolgd worden via de track & trace-code. Scholen die tijdens of na de zomervakantie inschrijven, ontvangen de code pas in de tweede week van september.
Stuur een mail naar info@octopusplan.be met uw specifieke vraag. Vermeld in de mail duidelijk over welke school het gaat, met naam, adres en contactmailadres. Op die manier ontvangt u snel een antwoord.