Scholen dienen niet te wachten op de gemeente. Zodra een gemeente ingeschreven is, komt de lidmaatschapsbijdrage automatisch voor rekening van de gemeente.
De scholen die nog niet zijn ingeschreven, duiden bij hun inschrijving aan ‘gemeente ondersteunt’, daardoor komt de lidmaatschapsbijdrage op € 0 te staan. Scholen die reeds waren ingeschreven voor de aansluiting van de gemeente dienen zelf niets te ondernemen. De lidmaatschapsbijdrage wordt automatisch naar de gemeente overgeheveld.
Elke school, ook van een Octopusgemeente, dient zelf in te schrijven, ook de scholen die het lidmaatschap ‘automatisch verlengen’. Enkel na de inschrijving is een school aangesloten bij het Octopusplan. Er zijn heel wat gegevens die scholen dienen door te geven zoals o.a. het aantal leerlingen, de verzendgegegevens voor de materialenpakketten, goedkeuring voor de GDPR – wetgeving, waardoor de gemeente dit niet zelf voor de scholen kan doen.
Elke Octopusverantwoordelijke, de persoon die de school heeft ingeschreven, ontvangt een e-mail met een link om het pakket te traceren. U kan via de link de status van het pakket nakijken. Kijk ook zeker de postbus na, vaak laat de postbode een kaartje na en is het pakket op het postkantoor op te halen.
Extra bestelde banners worden naar het ingegeven facturatieadres van de school gefactureerd.
De lidmaatschapsfacturen worden in augustus – september opgemaakt en per mail naar de contactpersoon verstuurd. Facturen dienen binnen de 30 dagen betaald te worden.
De scholen ontvangen een uitnodiging van het Octopusplan om aan te sluiten. Vaak is op dat moment nog niet geweten of de gemeente aansluit als ‘Octopusgemeente’ en daarbij de scholen ondersteunt door de lidmaatschapsbijdrage over te nemen. Het is aan te raden om zelf een communicatie naar de scholen op te starten om hen attent te maken op de ondersteuning. Gebruik hiervoor eventueel de voorbeeldtekst van het Octopusplan.
Gemeenten/scholen kunnen de bestelbon bezorgen aan info@octopusplan.be bij voorkeur voor de Strapdag op 18/9. Bij de inschrijving kan u in het luik ‘Mededeling’ de nummer van de bestelbon vermelden.
Stuur een mail naar info@octopusplan.be met de tekorten. Vermeld zeker de naam en het adres van de school. Het materiaal wordt nagestuurd. Indien blijkt dat de school te weinig heeft besteld, zal het Octopusteam een administratieve kost aanrekenen om dit materiaal te verzenden.