Veelgestelde vragen

De gemeente wil lid worden, moet ik als school wachten om in te schrijven tot de gemeente is ingeschreven?

Scholen dienen niet te wachten op de gemeente. Zodra een gemeente ingeschreven is, komt de lidmaatschapsbijdrage automatisch voor rekening van de gemeente.

De gemeente is ingeschreven en neemt de lidmaatschapsbijdrage van de scholen op het grondgebied over. Wat met scholen die nog niet zijn ingeschreven en wat met scholen die wel al zijn ingeschreven?

De scholen die nog niet zijn ingeschreven, duiden bij hun inschrijving aan ‘gemeente ondersteunt’, daardoor komt de lidmaatschapsbijdrage op € 0 te staan. Scholen die reeds waren ingeschreven voor de aansluiting van de gemeente dienen zelf niets te ondernemen. De lidmaatschapsbijdrage wordt automatisch naar de gemeente overgeheveld.

Als een gemeente aansluit, zijn dan automatisch alle scholen van de gemeente ingeschreven?

Elke school (ook van een Octopusgemeente) dient zelf nog in te schrijven, met uitzondering van scholen die het lidmaatschap ‘automatisch verlengen’. Enkel na de inschrijving is een school aangesloten bij het Octopusplan. Er zijn heel wat gegevens die scholen dienen door te geven zoals o.a. het aantal leerlingen, de verzendgegegevens voor de materialenpakketten, goedkeuring voor de GDPR – wetgeving, waardoor de gemeente dit niet zelf voor de scholen kan doen.

Mijn materialenkit is nog niet toegekomen. Wat moet ik doen?

Elke Octopusverantwoordelijke (de persoon die de school heeft ingeschreven) heeft een e-mail ontvangen met een link om het pakket te traceren. U kan via de link de status van het pakket nakijken. Kijk ook zeker de postbus na, vaak laat de postbode een kaartje na en is het pakket op het postkantoor op te halen.

Als de school extra banners heeft besteld, hoe worden deze dan gefactureerd?

Extra bestelde banners worden naar het ingegeven facturatieadres van de school gefactureerd.

Wanneer mag ik de lidmaatschapsfactuur verwachten?

De lidmaatschapsfacturen worden in augustus – september opgemaakt en per mail naar de contactpersoon verstuurd. Facturen dienen binnen de 30 dagen betaald te worden.

Moet ik als Octopusgemeente de scholen zelf op de hoogte brengen dat ze gratis kunnen inschrijven als ‘Octopusschool’?

De scholen ontvangen een uitnodiging van het Octopusplan om aan te sluiten. Vaak is op dat moment nog niet geweten of de gemeente aansluit als ‘Octopusgemeente’ en daarbij de scholen ondersteunt door de lidmaatschapsbijdrage over te nemen. Het is aan te raden om zelf een communicatie naar de scholen op te starten om hen attent te maken op de ondersteuning. Gebruik hiervoor eventueel de voorbeeldtekst van het Octopusplan.

Hoe en wanneer bezorg ik de bestelbon?

Gemeenten / scholen kunnen de bestelbon bezorgen aan info@octopusplan.be bij voorkeur voor eind augustus.