Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor btw-plichtige organisaties in België. Die nieuwe regelgeving heeft ook gevolgen voor scholen en gemeenten die zich inschrijven bij Octopusplan. Afhankelijk van het btw-statuut vragen we voortaan bijkomende facturatiegegevens. Zo zorgen we voor een correcte en vlotte verwerking van elk lidmaatschap.
Wat verandert er concreet?
De federale verplichting rond e-facturatie geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen die factureren aan andere organisaties. Facturen moeten sinds 1 januari 2026 digitaal worden verzonden via Peppol, een Europees netwerk dat documenten veilig en gestandaardiseerd uitwisselt. Organisaties moeten daarvoor geregistreerd zijn als ontvanger en bepaalde gegevens correct aanleveren, zoals een btw-nummer en een bestelreferentie. Zonder die informatie kunnen facturen niet correct worden verzonden.
Voor gemeenten passen we deze werkwijze al langer toe. Ook verschillende scholen vroegen het voorbije schooljaar al om e-facturatie.
Wat betekent dit voor de inschrijving?
Bij inschrijving als Octopusschool of Octopusgemeente vragen we voortaan expliciet naar het btw-statuut van de school of organisatie. Zorg dus dat je bij inschrijving weet of jouw school al dan niet btw-plichtig is.
- Wie niet btw-plichtig is, vult de gebruikelijke facturatiegegevens in. Dat gaat om de naam van de facturatieorganisatie, het adres en het e-mailadres voor facturatie. Steeds vaker gebeurt de facturatie via een koepel of hoofdvestiging.
- Wie wel btw-plichtig is, moet verplicht een btw-nummer en een bestelreferentie ingeven, bijvoorbeeld een bestelbonnummer. Als er op het moment van inschrijving nog geen bestelreferentie beschikbaar is, vragen we akkoord om te mogen factureren met een standaardreferentie, zoals “Octopus 2026-2027”, wanneer we niet tijdig een bestelbon ontvangen.
In het inschrijfformulier voorzien we ook ruimte voor een instellingsnummer en/of een GLN-nummer. Een GLN-nummer zorgt ervoor dat een organisatie zonder BTW-nummer facturen via Peppol kan ontvangen. Het GLN-nummer kan worden opgezocht via een zoekveld in het inschrijfformulier.
Door bij inschrijving meteen de juiste gegevens te verzamelen, zorgen we ervoor dat elk lidmaatschap bij Octopusplan administratief vlot verwerkt wordt.
De inschrijvingen voor gemeenten openen op dinsdag 24 maart. De inschrijvingen voor scholen op 21 april.